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様々な用途がある!マニュアル作成ツールの活用法

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業務の作業手順を標準化して、誰が業務をおこなっても一定の品質を保つためには、マニュアル作成は必須になります。日々の業務は、常に変化をしており新しい情報への対応が必要になります。このとき、業務を立ち上げるときに作成したマニュアルは、古い情報になっていきます。マニュアルは、最新の状態にしておかないと、やがて誰も見ないマニュアルになっていきます。マニュアルの更新を後回しにしてしまう、最大の原因は作成したマニュアルを変更するための工数が掛かってしまい、更新をするための時間が取れないことがあげられます。マニュアル作成時に、運用開始後の更新しやすさも考慮して、マニュアルのツールを導入する必要があります。更新のし易さまでを考慮してツールを検討することが大切です。

新規に業務を立ち上げるとき、マニュアル作成に費やす工数はかなりのウエイトを占めます。また、マニュアルの出来によって業務の品質にも関わってきます。例えば、システムの操作方法についてのマニュアルで、同じ内容が書かれているマニュアルでも、文字だらけのマニュアルでは、読むのも疲れますし読んでいてもどの様なオペレーションをおこなうのかイメージが湧き難いです。画面のスクリーンショットや、更には操作方法の動画が多く使われているマニュアルであれば、簡単な短い文章で表現が出来ます。マニュアルを読む人も、オペレーションのイメージが湧きます。このように、静止画や動画が簡単にマニュアル化できるツールを活用することにより、マニュアルの作成工数を減らすだけでなく、読む人にも伝わりやすいマニュアル作成をすることが出来ます。

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